Ora che ti č chiaro il concetto di Stampa Unione , vediamo come fare praticamente.

  1. Per prima cosa apri, il programma Microsoft Word .
Lavoriamo in un documento vuoto.

Vediamo allora, come č possibile creare il file di dati e il documento principale.

  1. Apri il menu Strumenti
  2. fai clic su Lettere e indirizzi
  3. poi fai clic su Stampa Unione
Compare sulla destra il riquadro Stampa unione.

Riquadro stampa unione

In questo riquadro č selezionato Lettere , lasciamo questa scelta.

  1. Passaggio 1 di 6: sul fondo del riquadro ci indica a che punto ci troviamo nella procedura (Passaggio 1 di 6 significa che siamo al primo passo e che ne dobbiamo fare altri 5). Fai clic su Successivo
  2. Passaggio 2 di 6: in questo riquadro dobbiamo scegliere quale č il Documento di partenza (in questo caso noi partiamo dal documento corrente). Fai clic su Successivo: Seleziona destinatari
  3. Passaggio 3 di 6 : dobbiamo decidere dove prendere la lista dei destinatari. Fai clic su Usa elenco esistente .
  4. Sotto fai clic su Sfoglia che ti permette di cercare il file dei destinatari.
  5. nella finestra che appare fai clic in Cerca in
  6. fai clic sul disco C , scegli la cartella ECDL 4.0
  7. nell'elenco che appare fai doppio clic sulla cartella Word
  8. poi doppio clic su Prove .
  9. infine seleziona Indirizzi.doc e fai clic su Apri .
Compare la finestra Destinatari Stampa Unione

Finestra stampa unione

In essa compare una specie di griglia dove le colonne sono intestate come i campi, mentre ogni riga corrisponde ad un record (e, in seguito, a una lettera).

Se facciamo clic sulla casella di controllo accanto ad ogni riga, escluderemo questa informazione dai dati che appariranno nella lettera.

Se facciamo clic sul titolo di un campo , possiamo ordinare i dati secondo quel campo (esempio se facciamo clic su Destinatario, metteremo in ordine alfabetico i dati).

Possiamo anche applicare un filtro, facendo clic sulla freccia che si vede nell' intestazione di ogni campo.

Noi per ora lasciamo le cose come stanno.

  1. Fai clic su OK per convalidare quanto proposto.
  2. Fai clic su Successivo: Composizione lettera
Dobbiamo scrivere la lettera prima di inserire i campi.

  1. Dove c'č il cursore scrivi "Gent.mo" e premi INVIO per andare a nuova riga
  2. premi INVIO ancora tre volte per lasciare delle righe vuote
  3. ora scrivi "Gentile candidato" e premi nuovamente INVIO per andare a nuova riga
  4. adesso scrivi "sei pregato di presentarti presso la nostra Sede il giorno"
  5. premi 5 volte la Barra spaziatrice sulla tastiera per lasciare un po' di spazio libero
  6. adesso scrivi "alle ore" e premi INVIO
  7. nella nuova riga scrivi "per sostenere un colloquio di selezione."
  8. premi INVIO due volte e scrivi "Cordiali saluti"
  9. premi INVIO e scrivi "ACE s.r.l." e INVIO.
Ecco come si presenta la lettera.

Risultato stampa unione

  1. Fai clic dopo "Gen.mo" e inserisci uno spazio.
Torniamo al riquadro della stampa unione.

  1. Passaggio 4 di 6: fai clic su Altro
  2. nella finestra che appare sono disponibili i campi da inserire nella lettera. Fai clic su Destinatario
  3. fai clic sul pulsante Inserisci
  4. fai clic sul pulsante Chiudi
  5. premi INVIO
  6. fai clic su Altro , Indirizzo , Inserisci e Chiudi
  7. inserisci uno spazio con la barra spaziatrice
  8. fai clic su Altro , poi CAP , poi Inserisci e poi Chiudi
  9. inserisci uno spazio con la barra spaziatrice
  10. fai clic su Altro , poi Cittā , Inserisci e Chiudi
  11. adesso fai clic con il mouse dopo "il giorno"
  12. fai clic su Altro , poi Giorno , Inserisci e Chiudi
  13. adesso fai clic con il mouse dopo "alle ore"
  14. fai clic su Altro , poi Ora , poi Inserisci e poi Chiudi
Ecco come deve risultare.

Inserimento campi

Ora la lettera č stata completata e tu potrai vedere i campi del primo destinatario correttamente inseriti.

Torniamo al riquadro "Stampa unione"

  1. Fai clic su Successivo: Anteprima lettere .
  2. Passaggio 5 di 6: adesso puoi vedere come risulterā la lettera con i dati reali relativi ai campi inseriti.
  3. Fai clic sulla freccia avanti per vedere come risulteranno le lettere.
Videata che mostra il processo appena descritto

  1. Fai clic su Successivo: Completamento Unione
  2. Passaggio 6 di 6: in questo riquadro possiamo decidere se stampare subito le lettere ( Stampa& ) o se creare un nuovo documento con dentro tutte le lettere ( Modifica singole lettere... ). Fai clic su Modifica singole lettere...
  3. nella finestrina che appare puoi decidere se inserire tutti o solo alcuni destinatari. Fai clic su OK .

Videata che mostra il processo appena descritto

Hai creato un nuovo documento che contiene 3 lettere con destinatari diversi.

  1. Chiudi il file e NON salvare .
  2. Chiudi anche il documento con la lettera. Non salvare.
Ti faccio una piccola dimostrazione di come dovevi fare.

Animazione 1

Vediamo invece che cosa accade se non abbiamo un'origine dati e vogliamo crearla al momento.

  1. Fai clic su Nuovo documento vuoto
  2. apri il menu Strumenti
  3. fai clic su Lettere e indirizzi
  4. poi fai clic su Stampa Unione .
  5. Passaggio 1 di 6: sul fondo del riquadro ci indica a che punto ci troviamo nella procedura (Passaggio 1 di 6 significa che siamo al primo passo e che ne dobbiamo fare altri 5). Fai clic su Successivo
  6. Passaggio 2 di 6: in questo riquadro dobbiamo scegliere quale č il Documento di partenza (in questo caso noi partiamo dal documento corrente). Fai clic su Successivo: Seleziona destinatari
  7. Passaggio 3 di 6 : dobbiamo decidere dove prendere la lista dei destinatari. Fai clic su Crea un nuovo elenco
  8. fai clic su Crea...
Videata che mostra il processo appena descritto

Viene mostrata la finestra "Nuovo elenco indirizzi" che contiene tanti campi in cui inserire i dati.

  1. Fai clic su Personalizza
Videata che mostra il processo appena descritto

Dobbiamo cancellare i campi che non ci interessano.

  1. Fai clic su Titolo e poi fai clic su Elimina
Videata che mostra il processo appena descritto

  1. Cancella anche quelli che non servono. Alla fine deve risultare cos&igrave:
Videata che mostra il processo appena descritto

  1. Ora fai clic su OK per confermare.
Ti ritroverai nella finestra "Nuovo elenco indirizzi", ma questa volta l'elenco dei campi conterrā solo 4 caselle.

Videata che mostra il processo appena descritto

  1. Nel campo Nome scrivi "Mario"
  2. nel campo Cognome scrivi "Rossi"
  3. nel campo CAP scrivi "40125"
  4. in Cittā scrivi "Bologna",
  5. fai clic sul pulsante Nuova voce
  6. compila i campi con i seguenti dati: Franca Selmi; 20135; Milano
  7. fai clic sul pulsante Nuova voce
  8. compila i campi con i seguenti dati: Giovanni Bianchi; 00135; Roma
  9. fai clic sul pulsante Chiudi .
  10. Ti viene proposto di salvare. Scegli la solita cartella C:\ECDL 4.0\Word\ Prove
  11. inserisci il nome Indirizzi1 , e fai clic su Salva
  12. appare la finestra con gli indirizzi fai clic sul pulsante OK per proseguire (andare avanti).
Hai creato un indirizzario che adesso č disponibile per questo documento ma anche per altri.

L'esplorazione di questa funzione di Stampa Unione č conclusa.

Ti consiglio di effettuare molte prove, perchč nell'esame potresti trovare domande relative a questo argomento.

Puoi chiudere tutti i files usati per le prove, e chiudere Word perchč anche questa lezione č terminata.